מאמר מאת: אינג' ראובן גינוסר
כדי שנוכל להעריך מדדים לניהול מחסן לוגיסטי אנחנו צריכים להבין כי כל תהליך ניהולי הוא מעשה אומן של אריגת התכנון עם יכולת ארגון המשאבים הנחוצים, בשילוב הנעת העובדים באמצעות מוטיבציה ולבסוף בקרה וטעימה של המרקחת שיצאה, האם טעימה היא. כלומר, מה מידת הפער בין התכנון לביצוע.
כאשר מדובר בניהול מחסן לוגיסטי, המורכבות מתעצמת כתוצאה מההיבטים המיוחדים של פעילות המחסן, שלעיתים קרובות נשכחים: היות המחסן יחידת שירות הקשורה עם כל מחלקות הארגון וצריכה לשרת את כולם ובנוסף, את הלקוחות והספקים.
היבטיי בטיחות רבים הקשורים לפעילות מחסן הלוגיסטי הימצאות המחסן במקום מרכזי בשרשרת האספקה וכל שיבוש בפעילות הלוגיסטית (ניהול החמר) של המחסן, משבשת את שרשרת האספקה.
התוצאות הסופיות של פעילות המחסן, כלומר יכולתו לשמור בצורה אמינה על המלאי ולספקו בעת דרישה, הינו נדבך חשוב בדו"ח רווח והפסד ובמאזן של הארגון ובתוצאותיו העסקיות. המלאי במחסני הארגון מהווה מרכיב משמעותי בהון החוזר של הארגון. עלות החזקת המלאי הינה נטל משמעותי בעלויות התפעול של הארגון ומגיעה לכדי 25 – 35 % משווי המלאי המוחזק. לכן לא יעלה על הדעת להפעיל מערכת כה מורכבת וחיונית של הארגון ללא בקרת on line שוטפת.
ללא ספק, מדד אולטימטיבי של פעילות המחסן היא ספירות מלאי, בין אם היא נעשית באופן תקופתי ובין בספירה מתגלגלת לאורך כל השנה. ספירת המלאי מבטאת את מידת עמידת המחסן במדד "אמינות המלאי". זהו מדד מהותי מאוד הניצב בבסיס פעילות המחסן הלוגיסטי, אולם הוא אינו היחיד.
בבואי להציע מדדים נוספים לפעילות מחסן הלוגיסטי, כדאי לבחון שוב את המושג ה"מדד" ומשמעותו. מטבע הדברים, אין מנהל במחסן יכול לעסוק בכל הנושאים שבטיפולו, במלוא תשומת הלב והאינטינסיביות. מדד הנו נתון כמותי המודד ומוסר לנו מידע אמין על התחום הנמדד, מתוך כוונה לתת לנו מושג האם אותו תחום נמדד מתנהל באופן תקין או שעלינו להיכנס לעומק הדברים במגמה לבצע שינויים והתאמות. על ידי שימוש במדדים יכול מנהל המחסן הלוגיסטי לבחון מהם התחומים הטעונים תיקון ולהתמקד בהם, כאשר מדי פעם משתנות נקודות תשומת לב אלו.
השימוש במדדים מתאימים מאפשר למנהל המחסן הלוגיסטי:
- בדיקת מידת העמידה ביעדי התכנון
- יכולת להקצאת משאבים ובקרתם
- איתור תקלות ואירועים חריגים מיד עם הופעתם או כאשר קיים חשש להופעתם, ומתן אפשרות להגיב על כך
- יכולת קידום ושיפור פעילות הארגון
מדדי ניהול מחסן לוגיסטי – מדד "טוב" הינו בעל התכונות הבאות:
- אפקטיבי למטרות הארגון ולמטרות המדידה
- אובייקטיבי ובעל ערך מספרי ככל שניתן
- בעל תקפות – מודד את אשר נועד למדוד
- פשוט להבנה ולחישוב, נובע ממערך הנתונים הקיים בלאו הכי. עליו לעמוד בקריטריון של עלות / תועלת בהפעלתו
- מובן לכל ואינו מחייב ידע מורכב להבנה, שימוש ויישום להלן הצעות למדדי ניהול במחסן בהם אני נוהג להשתמש, הן כמנהל והן כיועץ בתעשייה.
מדדים אלה הינם בנוסף למדד של ספירות מלאי מדגמיות שאותן יש לבצע כל הזמן באופן מסודר ועל בסיס תוכנית דגימה סטטיסטית:
| תהליך נמדד | מדד אפשרי |
| עומס על עובדים | מס' שעות עבודת צוות מחסן בחודש |
| עומס על עובדים | מס' שעות נוספות של צוות מחסן בחודש% שעות נוספות מתוך סה"כ שעות עבודה בחודש |
| יעילות עובדים | מס' שעות (או דקות) לכל תנועה יוצאתמס' שעות ( או דקות) לכל תנועה נכנסת |
| יעילות עובדים | סה"כ שעות (או דקות) לכל תנועה יוצאת או נכנסת בחודש= סה"כ שעות עבודה כוללות חלקי סה"כ תנועות נכנסות ויוצאות בחודש זה |
| עומס וביצועי מחסן | מס' תנועות יוצאות לחודשמס' תנועות נכנסות לחודש סה"כ תנועות במחסן לחודש |
| קליטת הספקה במחסן | מס' פריטים שנקלטו בחודש% משלוחים נדחים מתוך ס"ה משלוחים בחודש כנ"ל בערכים כספיים |
| ביקורת קבלה | % דחיות ממשלוחים מתקבליםסה"כ הצהרת טיב תקופתית |
| מלאי "מת" ו "איטי" | כמות פריטים לא מיועדים (MRB)שווי כספי של פריטים לא מיועדים |
אין צורך להפעיל את כל המדדים כל הזמן, אלא להחליט על 3 – 4 מדדים החשובים לנו בנקודת זמן נתונה. לאחר זמן, כאשר המדד מתייצב, ניתן להחליפו במדד אחר ובתשומת לב לתחום אחר. למרות מה שנאמר בפסקה הקודמת, יש לזכור שלנתון בודד של מדד, אין משמעות בפני עצמו, אלא אם ניתן להשוותו ( bench marking ) לנתונים דומים אחרים. בדרך כלל יש לצבור נתוני כל מדד במשך מספר תקופות זמן (שבועות, חודשים) ולהגיב על פי השתנותם.
שיהיה בהצלחה.
הכותב הינו מנכ"ל חברת הייעוץ כלכלה ולוגיסטיקה – יועצים בלוגיסטיקה, ייצור יעיל ושיקום, כלכלה ופיננסים. ליצירת קשר: economic.logistic AT zahav.net.il , 052-2647404
