מה זה S&OP?

תכנון מכירות ואופרציות, או S&OP, הוא למעשה תהליך עסקי שמטרתו ליצור תיאום אופטימלי בין הפונקציות השונות בארגון, לרבות מכירות, שיווק, פיתוח, רכש וכספים. התיאום קריטי כדי לאפשר לארגון לעבוד בצורה טובה ויעילה, ולהגיע ליעדים שלו. איך זה עובד בדיוק, ואיזו השפעה יש ל-S&OP על תהליכי קבלת ההחלטות שלכם? התשובות במאמר שלפניכם.

איך S&OP עובד?

אחרי שהבנו מה זה S&OP, בואו נבין כיצד עובד התהליך.
תהליך S&OP הוא תהליך שבו מנוהלות תחזיות שונות לאופן שבו צפוי הארגון לפעול בעתיד, במטרה ליצור תיאום בין הפונקציות השונות. הוא מנוהל בדרך כלל על ידי צוות ייעודי המשלב בין עובדים ומנהלים מכלל המחלקות ואגפים, במטרה להבטיח את התיאום המיטבי ביניהם. 

את התהליך ניתן לחלק ל-5 שלבים עיקריים:

#1 איסוף מידע והכנה

בשלב הראשון נדרש איסוף של כל הנתונים העדכניים כדי לבצע עדכונים והתאמות בתחזיות. זה עשוי להישמע כמו שלב פשוט למדי, אבל בפועל מדובר באתגר של ממש, ובוודאי כאשר סל המוצרים והשירותים של הארגון גדול במיוחד. עם זאת, ישנם כלים מתקדמים שמאפשרים לארגון לקבוע תחזיות במהירות ובאופן אוטומטי, על בסיס הנתונים הקיימים.

#2 תכנון ביקוש

בשלב הבא מתבצע עדכון התחזית, תוך התייחסות למידע על אירועי מכירות צפויים, שאינם חלק מתהליכי המכירה השגרתיים, מגמות קיימות בשוק, מוצרים הצפויים להיכנס לסל וכן התאמות ושינויים במחירים. בנוסף יש להתייחס גם להתרחשויות בשוק עצמו, לרבות הצעדים הבאים של המתחרים, וכן ההשפעות הסביבתיות והכלכליות, כדי לחזות את הביקושים הצפויים.

#3 תכנון אספקה

לאחר הערכת הביקושים ובהתאם לצורך של הארגון להבטיח אספקה יעילה ועמידה בזמני המשלוח ללקוחות, יתבצע תכנון האספקה. בשלב זה יש להתייחס לכלל המשאבים העומדים לרשות הארגון לצורך אספקה, וכן לאתגרים שעלולים להתעורר בהמשך. אתגרים אלה כוללים, למשל, קושי בהתמודדות עם עלייה בביקושים, או היעדר משאבים מספקים.

#4 סקירת תכניות ואיזון בין הביקוש לאספקה

על בסיס התוכניות שנקבעו בשלבים הקודמים ניתן לבחון לעומק את תוכניות העבודה, ולייעל אותן באמצעות כלי הדמיה מתקדמים. בהתאם ניתן להקצות משאבים מחדש ולהבטיח חלוקה חכמה שלהם, כדי לעמוד בביקושים הצפויים, ובהתאם לכך להגיע גם ליעדים שנקבעו.

#5 סיום ושחרור תכנית S&OP

בשלב האחרון יוצגו כל התוכניות והתחזיות לגורם בכיר בארגון. זהו למעשה הגורם האמון על בחינת הנתונים ועל אישור התוכניות. רק לאחר קבלת האישור ניתן יהיה להפיץ את התוכנית, ולעבור ליישום שלה בשטח.

אולי יעניין אתכם לקרוא על >> מערכת לניהול מחסנים

יתרונות של התהליך

ל-S&OP יש לא מעט יתרונות ברמה הארגונית:

רווחיות גבוהה יותר 

תכנון בתהליך S&OP מאפשר לארגון לעבוד לפי תוכנית מסודרת, שמסייעת בצמצום עלויות המלאי, בהגדלת ההכנסות ומעל לכל, בעמידה ביעדים הפיננסיים. מאחר וכל ארגון שואף להגיע לרווחיות גבוהה ככל האפשר, אין ספק שמדובר בצעד יעיל שמוביל בדיוק אל המטרה הזו.

שביעות רצון גבוהה יותר של הלקוחות 

תהליך S&OP מאפשר לארגון לאזן בין רמות הביקוש המשתנות לבין היכולת של הארגון לספק מענה ללקוחות. יש לכך השפעה רבה על רמת השירות ועל העמידה של הארגון בדרישות של הקהל, ובהתאם גם על שביעות הרצון שלו. 

קבלת החלטות טובה יותר

כלים שונים המעורבים בתהליך S&OP מאפשרים למקבלי ההחלטות לזהות תרחישים פוטנציאליים שונים, לרבות שינויים בביקוש או בצרכי האספקה. כך ניתן לנתח מצבים אפשריים ולקבל החלטות חכמות יותר, בהתאם. כלים אלה מעניקים למנהלים ידע נרחב גם כאשר הם נדרשים להתמודד עם סוגיות ברמה היומיומית.

שיפור שיתוף הפעולה בין המחלקות

שיתוף הפעולה בין מחלקות שונות בארגון הוא חיוני להצלחתו, והוא מאפשר עבודה נכונה והתמקדות במטרות ארגוניות משותפות. S&OP תורם לשיתוף הפעולה הזה, מאפשר תקשורת אפקטיבית יותר ויוצר אחידות בין יעדי הצוותים ליעדי הארגון.

שיפור תכניות וניהול המלאי של העסק

תהליך S&OP מצמצם את הפערים ואת חוסר האיזון הקיימים בין הביקוש בשוק לבין ההיצע הקיים. דרך תכנון חכם ועדכון התחזיות באופן קבוע על בסיס נתונים אמיתיים ודינאמיים, ניתן להפחית את עודפי המלאי, ולהעניק ללקוחות שירות מצוין ואיכותי.

אתגרים בתהליך S&OP

תהליך S&OP מציע יתרונות חשובים, אבל כדאי לזהות גם את האתגרים שהוא עשוי להציב:

• שיתוף פעולה: במקרים רבים קיים חוסר תיאום בין מחלקות שונות בארגון, ואף תיתכן תחרות ביניהן, מה שעלול להקשות על הצלחת התהליך.
• דיוק התחזיות: התהליך מבוסס על תחזיות, ואלה עשויות להיות לא מאוד מדויקות, מה שעלול להוביל למציאות שבה קיימים חוסרים במלאי או למקרים בהם קצב הייצור לא מספק.
• ניהול המידע: נתונים שמגיעים ממקורות שונים ואין ביניהם תיאום עלולים לייצר תמונה לא מדויקת, וכלים מיושנים יכולים לאתגר את התהליך, ואת רמת הדיוק הנדרשת.
• התנגדות לשינויים: מנהלים או עובדים עשויים להביע התנגדות לשינויים בתהליכים הקיימים, מה שעלול לעכב את יישום התהליך.
• מחסור במשאבים: באופן טבעי, מחסור במשאבים כמו כוח אדם או חומרי גלם, הוא מחסור שמהווה אתגר משמעותי בתהליך S&OP.

כלים לניהול תהליך S&OP

כלים לניהול תהליך S&OP הם חיוניים כדי להבטיח את יעילות התהליך, וכן כדי שמנהלים יוכלו לקבל החלטות בצורה מושכלת, על בסיס נתונים מדויקים. הנה מספר כלים נפוצים שכדאי להכיר:

• תוכנות ERP לארגון המשאבים הארגוניים: תוכנות שונות נועדו כדי ליצור אינטגרציה בין המחלקות השונות בארגון, בהן מכירות, ייצור, רכש ולוגיסטיקה. התוכנות יוצרות למעשה פלטפורמה אחידה לניהול המידע הנדרש ל-S&OP, בהן תוכנות של SAP או Oracle, למשל.
• תוכנות SCM לניהול שרשרת האספקה: תוכנות כמו Logility או JDA מעניקות כלים מתקדמים לתכנון שרשרת האספקה, לעדכון תחזיות ביקוש ולתכנון הייצור. הן מספקות מידע בזמן אמת ומאפשרות קבלת החלטות באופן יעיל ומהיר יותר.
• תוכנות לתחזיות וניהול ביקושים: כלים שונים, כמו Forecast Pro, מסייעים ביצירת תחזיות ביקוש באמצעות ניתוח נתונים היסטוריים וכן באמצעות שיטות סטטיסטיות שונות.
• תוכנות לניהול ביצועים: מנהלים זקוקים לתוכנות EPM לניהול ביצועי הארגון, כדי להישאר תמיד עם היד על הדופק, לקבוע תחזיות עדכניות, לתכנן את הצעדים הבאים ולקבל החלטות על בסיס המידע הקיים.
• כלי ניתוח ובינה מלאכותית: ישנם כלים המאפשרים לארגונים ליצור דוחות בקלות ובהתאמה אישית, והם מציגים את המידע בצורה ויזואלית וברורה הרבה יותר, כדי שניתן יהיה לקבל תמונה מקיפה ולקבל החלטות בהתאם.
• תוכנות לניהול מלאי: תוכנות שונות מציעות ניהול מיטבי של המלאי, לרבות מעקב אחר כמויות המלאי, ההזמנות והאספקה. המטרה של תוכנות אלה היא להעניק ידע נרחב שיאפשר לארגונים להבטיח את זמינות המוצרים, ולצמצם בעיות של מחסור.
• פתרונות מבוססי ענן: כלים מבוססי ענן מעניקים לארגונים גישה לנתונים מכל מקום ובכל זמן. כך ניתן לשמור על המידע באופן בטוח, ולנהל אותו בצורה גמישה הרבה יותר.

שאלות נפוצות בנושא S&OP

אם אתם מתלבטים האם התהליך הזה נכון גם עבורכם ולמה הוא בכלל הכרחי עבורכם, הנה כמה תשובות לשאלות הנפוצות ביותר:

בשורה התחתונה

המטרה של כל ארגון היא לפעול בצורה יעילה, להעריך את השינויים העתידיים בשוק ולהיערך אליהם בחוכמה. אין ספק ש-S&OP הוא תהליך עמוק ומשמעותי מאוד, שמעניק לארגונים את כל מה שהם צריכים כדי לתכנן אסטרטגיה מנצחת, ולנהל את המלאי ואת שרשרת האספקה.

לניהול חכם של המלאי אתם זקוקים לא רק לידע ותחזיות מדויקות, אלא למרחב המתאים בדיוק לצרכים העסקיים שלכם. לאיתור מחסן לוגיסטי להשכרה המותאם בדיוק עבורכם, אנחנו מזמינים אתכם ליהנות משירות אישי וליווי מקצועי. צרו איתנו קשר עוד היום!