תחילת שנה היא הזדמנות מצוינת לשדרוג מחסן לוגיסטי

מאמר מאת: שי גליק

כהרגלו מדי בוקר פתח מנהל המלאי את המחסן, הדליק את האור וחטף את אותה צמרמורת קלה שכבר הפכה אצלו לחלק משגרת העבודה. זו צמרמורת שמשמעותה "אוי לי, איך שהמחסן הזה נראה".
תתפלאו, אבל עסקים רבים – קטנים כגדולים – חווים בדיוק את אותה הבעיה.

אז למה הם לא עושים שום דבר בנידון? ובכן, החשש העיקרי של מנהלי המלאי ומנהלי מחסן הוא מהמורכבות ומהעלות הכרוכים בתהליך כזה. כל נושא הברקוד, הסימון והחיבור למערכת המלאי – האם הוא באמת מצדיק את החשש? האם המצב הקיים באמת עדיף על שדרוג מחסן? ומעל הכל – מתי הזמן הטוב ביותר לעשות את השינוי?ובכן, תחילת שנה היא ללא ספק הזדמנות נהדרת לשדרוג המחסן.

ספירת המלאי השנתית משמשת כמעין עבודת הכנה לתהליך השדרוג – עם עדכון המלאים וטיפול במק"טים, בחוסרים ובעודפים.זו גם התקופה בה תמונת המצב של מנהל המלאי לגבי הפריטים במחסן שלו היא ככל הנראה הטובה ביותר שתהיה לו וזו כבר נקודה מצוינת להתחיל ממנה את תהליך שדרוג המחסן ולהחליק לתוך השנה החדשה עם נקודת פתיחה טובה הרבה יותר מזו שהייתה בשנה הקודמת. את השינוי המשמעותי תרגישו במשך השנה כולה, אך בעיקר בספירת המלאי שתיערך בסוף השנה הבאה.
כמה זמן לוקח להפוך מחסן רגיל למחסן חכם?

התשובה כמובן מורכבת מעט יותר מהשאלה עצמה, אבל מניסיון אישי שכבר צברתי עם עסקים רבים ששדרגו את המחסן שלהם, אני יכול לומר שבכל המקרים אנו מדברים על מספר צעדים בסיסיים שכל מחסן צריך לעבור בשביל להתייעל וברוב המקרים מדובר בתהליך פשוט יחסית, מובנה וקצוב בזמן. תהליך כזה מאפשר לנו להעמיד מחסן חכם תוך סדר גודל של 60 יום בלבד מתחילת תהליך, מבלי להפריע יותר מדי לשגרת העבודה.

איך זה עובד?
ניקח לדוגמה סיפור מקרה שאינו זר למחסנים רבים: מחסן לא מסודר, עם מספר מצומצם של מק"טים או ללא מק"טים בכלל, ריבוי מקרים של כפילויות, חוסרים, עודפים וללא תכנון אמיתי של עיתוד וחיזוי מלאי. בנוסף קיימת גם תופעה של חוסר מקום לאחסון, קשיים בגישה לחלק מהפריטים וחוסר ידיעה בסיסי לגבי מה יש ומה אין במחסן.

אז מה עושים? הנה כך הופכים מחסן ממצב כזה, למחסן חכם ב 5 צעדים פשוטים וב 60 יום.

1. ברקוד כל הפריטים במחסן – זיהוי ותיעוד של כל הפריטים הנכנסים והיוצאים מהמחסן, עם מדבקות ברקוד פשוטות, או באמצעות קוד RFID. המשמעות של המהלך היא הצמדת מספר חד ערכי לכל פריט יוצא או נכנס מהמחסן, בצורת ברקוד או מספר. הדבר מאפשר שליטה ובקרה על הפריטים שנצרכים ונקנים בכל רגע נתון.
2. קישור הברקודים למערכת ERP – פעולה זו הכרחית על מנת שכל תנועה במחסן תהיה מתועדת ועל מנת שנדע לקחת את הנתונים הרגילים שיש לנו ולהפיק מהם נתונים מתקדמים יותר, שיאפשרו לנו בין היתר, לעשות מהלך של עיתוד וחיזוי מלאי. באמצעות המהלך הזה ניתן להפעיל את מודול ניהול המלאי בצורה מיטבית ומקיפה , בה כל פריט מקבל זיהוי בתוך המערכת. במצב כזה, ניתן להבין את כל התנועות שנעשו בהקשר של אותו מק"ט, בלחיצת כפתור פשוטה. תהליך זה מושלם לעסקים הרוצים להיפטר מעודפים וחוסרים, לחסוך כסף, לחסוך זמן ולהתייעל.
3. עדכון וסידור הקטלוג – בשלב זה, כשכל הפריטים מעודכנים ומקושרים למערכת, אפשר לגשת לשלב ההתייעלות ברמת הפריטים עצמם. השלב הזה כולל הורדת מוצרים ומק"טים, סידור הפריטים מחדש ברמה קטגורית, מניע כפילויות – גם של פריטים וגם של ספקים – וברקוד מחדש של הפריטים החדשים. לאחר מכן לוקחים את כל מה שיש במערכת המידע ומטייבים אותו – משאירים את מה שצריך, מורידים את מה שלא צריך ומקבלים קטלוג שנותן תמונת מצב מהימנה של מה שיש במחסן.
4. סידור פיסי של המחסן – תכנון המחסן לעבודה ולתנועה של כלי שינוע בין המדפים השונים הינו שלב הכרחי להצלחת תהליך השדרוג. תכנון נכון של המחסן (למשל הוספת מדפים לגובה) יכול לפנות מקום רב לפריטים נוספים או אפילו לשטחי עבודה המקלים על ההתנהלות במחסן. השלב הבא כולל סימון של המעברים והאזורים השונים המאפשרים לנו למצוא פריטים במהירות ובקלות רבה. במקרים מסוימים יש צורך להתאים גם את כלי השינוע והמלגזות לעבודה בגובה או בשטחים צרים.
5. ליווי והדרכה – אחרי שסיימנו את תהליך השדרוג, עלינו לוודא שמנהל המלאי נשאר לעבוד עם מערכת ברורה, חזקה וסדורה שאי אפשר לסטות ממנה., כי בסופו של יום, הסוד להצלחת תהליך שדרוג המחסן נעוץ ביכולת של מנהל המלאי לעבוד עם הכלים החדשים ולעשות בהם שימוש מושכל.

אז… העצה שלי לשנה החדשה: נצלו את חלון ההזדמנויות שנוצר אחרי ספירת המלאי של סוף השנה והעניקו למחסן שלכם את הכלים להתייעל ולחסוך בעלויות.

תהליך כזה הוא אמנם משהו שכל מנהל מלאי (מחסן או לוגיסטיקה) יכול להחליט לקחת על עצמו, אבל אנחנו יודעים איך בכוחן של המשימות היומיומיות לדחות משימה מורכבת כמו זו לתחתית סדרי העדיפויות. לכן אני ממליץ ללכת לתהליך של שדרוג מחסן עם חברה המתמחה בנושא, כזו שמסוגלת לספק את התוצאות הטובות ביותר בתהליך מובנה ומסודר – כזה שיש לו התחלה, אמצע וסוף (ועדיף שיהיה קרוב).

הכותב הינו יועץ לוגיסטי ובעלים של חברת S.G. – ייעוץ, ניהול וביצוע לוגיסטי.

ליצירת קשר: 054-6748214, sglogis AT gmail.com